PORADNIK ORGANIZACJI

PORADNIK ORGANIZACJI

W dzisiejszych czasach mamy coraz więcej możliwości. Już w szkole pojawia się duży wybór profili oraz zajęć pozalekcyjnych. Na przyszłego studenta czeka szeroka oferta kierunków, a potem nieskończone ilości ścieżek kariery zawodowej. A przecież jest jeszcze rodzina i przyjaciele!

Przy tym wszystkim rośnie liczba bombardujących nas każdego dnia bodźców i rozpraszaczy, którym czasami ciężko się oprzeć. Jak odnaleźć się w gąszczu codziennych zadań i wiecznie wydłużającej się listy spraw?

Oto krótki poradnik, zawierający kilka podstawowych zasad. Dzięki nim organizacja stanie się dużo łatwiejsza.

1.  PLANUJ

Chcesz być lepiej zorganizowaną osobą? Zacznij od planowania. Dobry plan sprawi, że w ciągu dnia nie będziesz tracić czasu na zastanawianie się nad tym za co się zabrać i w co włożyć ręce. Wierz mi, że oszczędzi Ci to naprawdę sporo czasu!

Pamiętaj, by planować ok. 60% czasu. Życie jest nieprzewidywalne i pełne niespodzianek! Kiedyś planowałam każdą wolną minutę, jednak w praktyce bardzo rzadko udawało mi się wszystko zrealizować. Niektóre zadania przedłużały się, czasem podczas dojazdu pojawił się korek, innym razem odwiedził mnie niezapowiedziany gość. Zamiast cieszyć się z odwiedzin myślałam tylko o tym, czego nie mogłam zrobić w danej chwili. Wiedziałam, że aby zrealizować swój własny plan, będę musiała zarwać noc albo nie zdążę ze wszystkim, co chciałam zrobić. Efektem była wiecznie niezrealizowana lista, ciągłe poczucie niezadowolenia i wieczny stres.

Mówi się, że im więcej czasu poświęcisz na przygotowanie dobrego planu, tym więcej zaoszczędzisz go później podczas realizacji. Moim zdaniem naprawdę warto poświęcić sporo czasu na ten punkt. I pamiętaj: mierzy siły na zamiary.

2. ZAPISUJ

Czujesz, że Twój umysł jest przeciążony ilością informacji? Wciąż masz nowy pomysły? Obawiasz się, że musisz o wszystkim pamiętać? Zapisuj! Osobiście jestem zwolenniczką pisania na papierze, ale najważniejsze jest to, co odpowiada Tobie. Kalendarz, mały notatnik, a może aplikacja w telefonie?

Zapisuj zarówno plan dnia, jak i dodatkowe zadania i rzeczy do załatwienia. Dzięki temu Twój umysł stanie się dużo spokojniejszy. Przestaniesz mieć dręczące uczucie, że przecież dziś coś jeszcze miałam/miałem zrobić.  Wystarczy sprawdzić plan i listę zadań.

3. DOKONAJ SELEKCJI

Twoja lista nieustannie rośnie i końca nie widać? Jednym z najbardziej stresujących czynników jest sytuacja, kiedy człowiek bierze na siebie za dużo. Znasz to uczucie, kiedy nagle pod ciężarem obowiązków wpadasz w stan frustracji, przemęczenia i przygnębienia?

Ja od jakiegoś czasu za każdym razem przygotowując plan czy listę zadań, po skończeniu wracam do niej. Patrzę na nowo “krytycznym okiem” i zastanawiam się, czy przypadkiem część z tych zadań nie oddala mnie od moich celów. Czy nie ma tam jakichś rozpraszaczy i czy na pewno to wszystko jest ważne właśnie teraz.

Życie to sztuka dokonywania wyborów. Dokonaj selekcji zadań. Zastanów się co w danym momencie jest dla Ciebie naprawdę ważne, a co możesz zrobić później lub po prostu odpuścić. Pamiętaj, że biorąc na siebie za dużo, będziesz działać mało efektywnie.

Nie próbuj być superhero i Zosią Samosią, która ogarnie totalnie wszystko, jakby żyła na bezludnej wyspie zupełnie sama. Nie bój się prosić o pomoc! To, że ktoś Cię w czymś wyręczy nie oznacza, że sama sobie z tym nie poradzisz. Być może na Twojej liście są zadania, w których z radością pomoże Ci któraś z bliskich Ci osób? To spore odciążenie, szczególnie w najintensywniejszych okresach.

4. NAJPIERW RZECZY NAJWAŻNIEJSZE

Codziennie wybieraj zadania, które są dla Ciebie najważniejsze. Bardzo często są to te najtrudniejsze, największe tematy, które mamy ochotę ominąć z całych sił. Ja zazwyczaj wybieram 3 najważniejsze zadania oraz 2 o niższym priorytecie. To właśnie od nich należy zacząć. W ciągu dnia może stać się wiele nieprzewidzianych sytuacji (o czym pisałam w punkcie 1).

Jeżeli będziesz przesuwać najważniejsze rzeczy na koniec, może się stać tak, że w ogóle ich nie zrobisz. A przecież Twoim zdaniem są najważniejsze! Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, polecam Ci książkę Briana Tracy – “Zjedz tę żabę. 21 sposobów podnoszenia wydajności w pracy i zwalczania skłonności do zwlekania”. Możesz ją znaleźć również na YouTube.

5. KONCENTRUJ SIĘ

Kiedy planujesz – planuj. Kiedy działasz – działaj. Jeśli uczysz się lub pracujesz w pomieszczeniu, zorganizuj swoją przestrzeń tak, by uniknąć wszelkich rozpraszaczy. Wiem, że to bardzo trudne, ale jeśli masz nawyk przeglądania stron interenetowych, odłącz się od sieci lub zablokuj sobie dostęp do portali społecznościowych czy maila. Jeśli masz nawyk ciągłego sprawdzania telefonu, odłóż telefon dalej lub włącz tryb samolotowy. Przed przystąpieniem do działania najedz się i przygotuj coś do picia. Jednak pamiętaj, żeby przygotowania nie trwały dłużej niż samo zadanie 😉 Pracuj przez określony czas lub do czasu aż skończysz robić określoną rzecz. W drugim przypadku pamiętaj o robieniu krótkich przerw po 45-60 minutach, bo po takim czasie Twoja koncentracja zacznie spadać.

I PAMIĘTAJ – NIE ODŁADAJ NA PÓŹNIEJ!

Mózg działa tak, że woli rzeczy przyjemne od nieprzyjemnych. Myśli o “tu i teraz”. Nie zastanawia się jakie konsekwencje będą jutro czy za tydzień. Woli teraz obejrzeć fajny serial i zabrać się za zadanie np. o pełnej godzinie, niż najpierw wykonać te nieprzyjemne rzeczy, a potem w nagrodę zrobić coś miłego. Dlatego tak ważne jest budowanie nawyku wykonywania najpierw najtrudniejszych zadań.

Ale najważniejszym nawykiem jest SAMODYSCYPLINA. To dzięki niej pokonasz zmorę, jaką jest prokrastynacja, czyli odwlekanie na później. A co najważniejsze – to ona ułatwi Ci wprowadzenie powyższych punktów w życie. A dzięki lepszej organizacji zyskasz więcej czasu dla siebie, dla swojej pasji i dla bliskich 🙂


Fot. Gracjan Górecki

No Comments

Post A Comment